Báo giá chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn nên biết

Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là mối quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp và cá nhân trong quá trình lên kế hoạch. Các hạng mục như thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, nhân sự hay thi công đều tác động trực tiếp đến tổng ngân sách. Cùng Wyndham Garden Sonasea Vân Đồn tìm hiểu chi tiết báo giá chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời trong bài viết dưới đây.

Các hạng mục chi phí sự kiện ngoài trời

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng từng hạng mục chi phí để vừa kiểm soát ngân sách, vừa đảm bảo chương trình diễn ra an toàn. Dưới đây là các hạng mục chi phí quan trọng bạn nên nắm rõ, kèm theo mức dự trù ngân sách tham khảo để dễ dàng xây dựng kế hoạch phù hợp:

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Thuê địa điểm là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách sự kiện ngoài trời, thường dao động từ 25 – 40% tổng chi phí. Mức giá phụ thuộc vào vị trí, diện tích, thời gian thuê và các điều kiện hạ tầng sẵn có.

• Công viên, bãi cỏ, khu sinh thái: 10.000.000 – 30.000.000 VNĐ
• Rooftop, sân thượng ngoài trời: 15.000.000 – 50.000.000 VNĐ
• Bãi biển, khu du lịch: 20.000.000 – 70.000.000 VNĐ
• Không gian ngoài trời thuê theo giờ: 10.000.000 – 40.000.000 VNĐ

Chi phí lắp đặt sân khấu & thiết bị kỹ thuật ngoài trời

Với sự kiện ngoài trời, hạng mục sân khấu và thiết bị kỹ thuật thường có chi phí cao hơn trong nhà do yêu cầu về công suất, độ ổn định và khả năng chống chịu thời tiết.

• Âm thanh ngoài trời tiêu chuẩn: 6.000.000 – 18.000.000 VNĐ
• Hệ thống ánh sáng sân khấu: 6.000.000 – 15.000.000 VNĐ
• Màn hình LED ngoài trời: 10.000.000 – 30.000.000 VNĐ
• Hiệu ứng đặc biệt (khói, pháo lạnh, CO2…): 2.000.000 – 6.000.000 VNĐ
• Máy phát điện dự phòng: 3.000.000 – 10.000.000 VNĐ

Chi phí thuê MC, ca sĩ & đội nghệ thuật

MC và các tiết mục biểu diễn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối chương trình và khuấy động không khí sự kiện ngoài trời. Chi phí sẽ thay đổi tùy quy mô và tính chất chương trình.

• MC sự kiện ngoài trời cơ bản: 3.000.000 – 6.000.000 VNĐ/ngày
• MC chuyên nghiệp / song ngữ: 6.000.000 – 10.000.000 VNĐ/ngày
• Ca sĩ biểu diễn, khách mời: 7.000.000 – 20.000.000+ VNĐ
• Nhóm nhảy, ban nhạc acoustic, DJ: Báo giá theo yêu cầu chương trình

Chi phí ăn uống – tiệc ngoài trời

Ẩm thực là hạng mục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời. Với sự kiện ngoài trời, chi phí ăn uống còn phụ thuộc vào phương án phục vụ và điều kiện bảo quản thực phẩm.

• Buffet ngoài trời cơ bản: 300.000 – 550.000 VNĐ/người
• Set menu tiêu chuẩn: 400.000 – 800.000 VNĐ/người
• Tiệc cao cấp kèm đồ uống: 600.000 – 1.200.000+ VNĐ/người

Chi phí trang trí & setup không gian ngoài trời

Trang trí giúp sự kiện ngoài trời có điểm nhấn rõ ràng và tạo không gian check-in thu hút. Việc xác định concept ngay từ đầu sẽ giúp tối ưu chi phí và tránh đầu tư dàn trải.

• Backdrop check-in ngoài trời: 3.000.000 – 8.000.000 VNĐ
• Backdrop sân khấu: 6.000.000 – 25.000.000 VNĐ
• Trang trí bàn ghế, dù che, hoa tươi: 3.000.000 – 15.000.000 VNĐ
• Hệ thống đèn trang trí, ánh sáng cảnh quan: 10.000.000 – 40.000.000 VNĐ

Wyndham Garden Sonasea Vân Đồn – Hệ thống dịch vụ giúp sự kiện của bạn luôn hoàn hảo 

Wyndham Garden Sonasea chính là điểm đến phù hợp cho sự kiện ngoài trời kết hợp nghỉ dưỡng. Khu tổ hợp sở hữu hệ thống phòng khách sạn và villa hiện đại, thiết kế tinh tế, cùng không gian ngoài trời rộng mở, tạo điều kiện lý tưởng để tổ chức những sự kiện quy mô, sang trọng và giàu cảm xúc.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đơn vị này còn triển khai các gói tiệc trọn gói, tích hợp đầy đủ từ sân khấu, âm thanh – ánh sáng, trang trí theo concept đến thực đơn phong phú và các hoạt động giải trí chuyên nghiệp. 

Bên cạnh chương trình chính, khách tham dự có cơ hội tận hưởng chuỗi tiện ích cao cấp như hồ bơi, spa, phòng gym và các khu vực thư giãn ngoài trời. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tối ưu chi phí tổ chức mà còn mang đến một bữa tiệc đáng nhớ, giúp gắn kết đội ngũ và nâng tầm trải nghiệm cho toàn bộ khách mời.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời cuối năm

Để sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ và không vượt ngân sách, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Những điểm dưới đây sẽ giúp tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro khi tổ chức.

• Xác định ngân sách tổng thể ngay từ đầu: Ngân sách rõ ràng giúp phân bổ chi phí hợp lý và tránh phát sinh ngoài kế hoạch.
• Chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách: Không gian vừa đủ giúp tiết kiệm chi phí thuê và dễ kiểm soát khâu setup.
• Ưu tiên gói dịch vụ trọn gói: Dịch vụ trọn gói giúp đồng bộ chương trình và hạn chế chi phí phát sinh.
• Lựa chọn hình thức tiệc phù hợp ngoài trời: Chọn loại hình tiệc đúng nhu cầu giúp cân đối ngân sách mà vẫn đảm bảo trải nghiệm.
• Dự trù chi phí phát sinh: Nên dành khoảng 5-10% ngân sách cho các tình huống ngoài dự kiến như thời tiết hoặc kỹ thuật.

Có thể thấy, chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời chịu ảnh hưởng bởi nhiều hạng mục khác nhau, từ địa điểm, thiết bị kỹ thuật đến nhân sự và trang trí không gian. Việc nắm rõ từng khoản chi sẽ giúp doanh nghiệp chủ động dự trù ngân sách, hạn chế phát sinh và lựa chọn phương án tổ chức phù hợp với quy mô, mục tiêu của sự kiện.